HomeOndernemenMinder papier, meer vrijheid: word ‘paperless’!

Minder papier, meer vrijheid: word ‘paperless’!

‘Paperless’ worden bestaat erin de dagelijkse papiermassa te beperken om niet alleen visueel, maar ook mentaal plaats te maken. Het gaat er niet om papier volledig uit uw leven te bannen, maar om het op een andere manier te gebruiken zodat het geen beperking meer vormt. U wint niet alleen ruimte, maar ook tijd en vrijheid.

De ‘paperless’-methode bestaat erin om een maximum aan documenten te digitaliseren of elektronisch te bewaren zonder ze af te drukken. De waarde van die documenten zit immers in de inhoud ervan en niet in het stukje papier zelf. Bepaalde documenten zoals diploma’s en contracten moet u natuurlijk bijhouden. Maar facturen, loonfiches en rekeninguittreksels kunt u evengoed digitaal bewaren. Lees hieronder hoe u in 5 stappen van al dat papier afgeraakt.

1. Sorteren

Sorteer al uw papieren: degene die u niet meer nodig hebt en die u kunt weggooien, degene waarvan u het origineel moet bewaren (diploma’s, contracten, medische dossiers, geboorteaktes, enz.), degene die u elektronisch kunt bewaren (bv. facturen en rekeninguittreksels) en degene die een sentimentele waarde hebben (brieven, herinneringen, enz.).

2. Scannen

Scan met behulp van een goede scanner of een mobiele app alle documenten die u elektronisch wilt bewaren en gooi ze daarna weg. Converteer de bestanden naar PDF. Dat is een universeel en licht formaat dat u toelaat om een document gemakkelijk terug te vinden op basis van een zoekterm.

3. Bewaren op een harde schijf

Om uw documenten tegen een crash van uw pc te beschermen, kunt u ze het best bewaren op één of zelfs twee externe harde schijven.

4. Online bewaren

Naast de documenten te bewaren op uw pc en een externe harde schijf, bewaart u ze beter ook online. Dankzij de ‘cloud’ (Dropbox, Onedrive, Googledrive, iCloud, Doccle, Evernote, etc.) hebt u altijd en overal toegang tot uw documenten. Een betalende cloud zoals Evernote biedt het voordeel dat u de PDF’s kunt indexeren en dus gemakkelijk terugvinden aan de hand van sleutelwoorden. Zelfs in handgeschreven documenten.

5. Documenten online ontvangen

Terugbetalingen van uw ziekenfonds, internetabonnementen, facturen, rekeninguittreksels, aanslagbiljetten... U kunt al die documenten via e-mail ontvangen of er online toegang toe krijgen. Vermijd ze af te drukken om papier en inkt te besparen!

Als u ‘paperless’ wordt, wint u heel wat tijd, plaats en rust. Maar om er volop van te genieten, moet u over degelijk IT-materiaal beschikken en er goed mee kunnen werken. In tegenstelling tot wat de meesten denken, heeft de elektronische opslagruimte ook een ecologische voetafdruk. Het is immers nodig om servers te laten draaien, die ook weer afgekoeld moeten worden. Een opgeslagen mail zorgt bv. voor 10 gram CO2 per jaar.

Nieuwsbrief

Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang tal van tips en informatie over sparen, lenen en beleggen.