HomeMijn geld beherenBeroepskosten: wat zijn ze? En hoe brengt u ze fiscaal in?

Beroepskosten: wat zijn ze? En hoe brengt u ze fiscaal in?

Bij de uitoefening van uw beroep maakt u kosten. Die kosten mag u van de fiscus gelukkig inbrengen in uw belastingen, als u maar enkele regels en principes niet uit het oog verliest.

Beroepskosten, zo worden ze ook wel genoemd, de kosten die u in het kader van een beroepsactiviteit maakt en die u van de fiscus mag inbrengen. Op die manier wordt uw aanslagvoet lager en betaalt u dus wat minder belastingen. We vroegen aan Bart Vermoesen, accountant en belastingconsulent van het accountancykantoor Moore Stephens wat daarbij precies de regels en wetten zijn.

“Mensen denken dikwijls dat alleen zelfstandigen beroepskosten kunnen inbrengen, maar dat is absoluut niet waar”, zegt hij. “Ook voor loontrekkenden en zelfs ambtenaren is dat perfect mogelijk. Die kosten zijn afhankelijk van het beroepsinkomen en worden meestal berekend op basis van forfaitaire barema’s die jaarlijks worden geïndexeerd. Voor de meeste mensen schommelen ze gemiddeld tussen de 2.000 en 3.000 euro per jaar. Als je werkelijke kosten hoger zijn dan de barema’s, mag je uiteraard ook die inbrengen, maar dan zul je ze wel zelf moeten bewijzen.”

De vier voorwaarden

Om iets als ‘professionele’ kosten te kunnen beschouwen, moet er wel aan verschillende voorwaarden voldaan worden, legt Vermoesen uit. “Eerst en vooral moeten de kosten verband houden met je beroep. Je mag niet zo maar kosten inbrengen. Ze moeten daarnaast ook gedaan worden om een belastbaar inkomen te verkrijgen of te behouden. Als je niet voor het forfaitaire systeem kiest, maar de werkelijke kosten inbrengt zul je, zoals ik al zei, ook de echtheid en het bedrag van die kosten moeten bewijzen, bijvoorbeeld met facturen of bonnetjes.”

Dat betekent ook dat u die documenten zorgvuldig moet bijhouden en kunnen voorleggen. “Normaliter bedraagt de bewaringstermijn zeven jaar”, zegt Vermoesen. “Maar de fiscus heeft maar drie jaar de tijd om je kostenaftrek te controleren. In de praktijk is drie jaar dus voldoende, behalve als er een vermoeden van fraude is. Dan is die periode opnieuw zeven jaar.”

Snel inboeken

Last but not least is er een voorwaarde die vooral voor bedrijven belangrijk is: het éénjarigheidsbeginsel. Bart Vermoesen legt uit: “Je zult de kosten moeten inbrengen in het juiste belastbare tijdperk. Stel dat je als vennootschap een uitgave doet in 2012 en je krijgt die factuur pas in 2013, dan zit je met een probleem. Die factuur had namelijk moeten ingeboekt zijn voor het einde van het boekjaar. Anders worden de kosten door de fiscus niet meer aanvaard. Voor de betaling maakt dat niet zo veel uit, die mag je gerust later doen, maar de kosten moeten wel aan het juiste boekjaar worden toegekend.”

Forfaitair of reëel?

Welke manier van kosten aangeven moet u nu kiezen? Het forfaitaire systeem of het systeem van de reële kosten? Dat is afhankelijk van heel wat verschillende parameters, we leggen het u graag uit in deel twee van dit artikel Beroepskosten: forfaitaire bedragen of werkelijke kosten aangeven?.